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2006年5月22日 (月)

表入りのドキュメント作成はどっち?

仕事柄、受講生の方々からよく、

「表の入った書類を作成したいのですが、Wordですか?それともExcel?職場の方々は「Excelが簡単でいいよ。」と言うのですが…どうなんでしょう?」系の質問は非常に多いんですね。

結論から言いますと、どっちでもOK!
おいおい!そんなぱずないでしょ・・・と思われるかもしれませんが僕はWord、Excel、PDF出力ソフト、HTML出力ソフト、ドロー系のソフト、DTP系なんでもありでいいと思っています。ホントに(笑)
だだし・・・表の入ったドキュメントを作成するだけ、でしたらですが・・・

むしろどのソフトを使用するかの問題よりも、作成した後の修正が必要かどうかのほうが重要ですね。
たとえば、Excelは表を作成するのは非常に簡単ですが、セルの中に(箇条書きのような)大量の文字を入力、レイアウトするのは非常に不得意です。
逆にWordは原則既成の紙のサイズにレイアウトをするような作りになっているので、(割付印刷機能などはありますが)用紙サイズの変更後の文書レイアウト変更の作業が初心者にはとてもわかりづらい。
ですので、作成する段階で文字入力される量や修正が予測される部分をある程度判断した上での選択が必要となるんですね。だって作成した後に"ダメだし"食らって、1からやり直しでは労働生産性が上がんないですから。
(でも人によっては1からやり直した方が早い場合もあるようですが…苦笑)

もともとWordとExcelでは設計思想に大きく違いがあって、Wordは印刷レイアウトに重点を置いた設計になっています。
それに対してExcelは計算を念頭に設計されていますので、「印刷するかどうかはご自由に」的なつくり。
だからExcelの印刷プレビューでは1枚に収まるはずが実際に印刷すると2枚になったりすることや文字フォントのずれは未だに(稀ですが)あります。これは他の機能を犠牲にしてもExcelは計算処理スピードを命!にしていたので多少の印刷のズレは無視していたようです。

表入りのドキュメント作成に関して、私はこんな感じに思っているのですけど、皆さんはどうでしょう?

あっ!どうでもいい話ですがついでにマイクロソフト社が開発・リリースしているExcel。
実は初代Excel(日本語版1986年)はWindows版ではなく、マッキントッシュ版が最初って知っていました?
そうですか・・・知ってましたか(苦笑) それでは今日はこれで(笑)

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